LV Sachsen Aktuell

Zentrales Aufgabenmanagement der Verbände und Vereine

in LV Sachsen 29. April 2022
Von Tommy Brumm, LSK-Präsident

3 Min. Lesedauer

Zentrales Aufgabenmanagement

Grafik: LSK

Zentrales Aufgabenmanagement der Verbände für Vereine

Eine gemeinsame Strategieberatung des Präsidiums des LSK, der AG Recht und der AG „Zukunft Kleingarten“ hat am 7. März 2022 per Microsoft -Teams stattgefunden. Ihr Thema war das „Zentrale Aufgabenmanagement der Verbände für Vereine“. Die Formulierung hört sich kompliziert an, aber dieses Thema wird zum Leistungspaket der Verbände in der Zukunft gehören.

Die Kleingärtner-Vereinswelt verändert sich

Der Prozess ist seit Langem schleichend: Immer wieder kommen seit Jahren Informationen aus Vereinen, dass sie nicht mehr in der Lage sind, alle Vorstandspositionen zu besetzen oder dass es nicht mehr möglich war, überhaupt einen Vorstand zu finden. Die Verbände unternehmen alle Anstrengungen, den Vereinen bei der Findung eines neuen Vorstandes behilflich zu sein. Dieses Ansinnen wird jedoch immer schwieriger und ist nicht immer von Erfolg gekrönt. Die Vereinswelt verändert sich, und weniger Menschen sind tatsächlich noch bereit, Verantwortung im Ehrenamt zu übernehmen. Dies ist kein Phänomen, das nur auf das Kleingartenwesen begrenzt ist, es trifft die örtliche Feuerwehr gleichermaßen wie den Sportverein. In der Struktur unseres Landesverbandes ist jeder Verein bzw. Verband juristisch selbstständig, und die Mitgliedschaft in den verschiedenen Dachverbänden ist freiwillig.

Somit wäre auch jeder Verein für sein eigenes Fortbestehen allein verantwortlich. Ein Kleingärtnerverein ist jedoch kein Sportverein, unsere Kleingärtnervereine haben Pachtverhältnisse mit Grundstückseigentümern oder zum überwiegenden Teil eine Verwaltungsvollmacht oder ein Zwischenpachtverhältnis mit ihrem Verband, in dem sie Mitglied sind. Auf den Pachtflächen stehen Baulichkeiten, die über die Pachtzeit hinaus keinen Bestand haben, da sie nur Scheinbestandteile sind und somit keinen dauerhaften Verbund mit dem Grund und Boden erworben haben. Diese oft mals vorrübergehende Situation kann der Verband nicht unkontrolliert lassen.

Die meisten ausscheidenden Vorstände sind sehr kooperativ, sind sich ihrer Verantwortung bewusst und möchten selbst eine Lösung finden. Schwieriger wird die Situation, wenn es keinerlei Kooperation gibt. Hier hat der Verband die Möglichkeit, über eine Pächterversammlung an die Mitglieder heranzukommen – vorausgesetzt, man hat die Kontaktdaten und die Unterpachtverträge. Viele Vereine finden nach solch einer Krise wieder zusammen und sind dann auch in der Lage, sich nach einiger Zeit wieder zu verwalten und einen Vorstand zu besetzen. In vielen Fällen sind diese neuen Vorstände aber nicht mehr in der Lage, alle Aufgaben des Vorstandes abzudecken. So ist es bei größeren Vereinen schwer, einen Schatzmeister zu finden, da diese Aufgabe sehr zeitintensiv ist und viele Gartenfreunde nicht mehr bereit sind, so viel Freizeit in das Ehrenamt zu investieren. Dort setzte der erste Punkt der Strategieberatung an.

Rahmenbedingungen schaffen zur Optimierung von Arbeitsabläufen

Welche Aufgaben kann der Verband übernehmen, und wie soll dies organisiert werden? Natürlich ist es für den Verband möglich, die Buchhaltung für Vereine zu übernehmen, jedoch kann dies nicht der Bestandteil des Mitgliedsbeitrages an den Verband sein, sondern sollte über eine Extragebühr finanziert werden, die die daraus resultierenden Kosten deckt. Gleichermaßen kann auch die Verwaltung der Unterpachtverträge des Vereins über den Verband abgesichert werden. Für diese zusätzlichen Leistungen benötigt der Verband das richtige Werkzeug. Dieses Werkzeug gibt es bereits – die KGV Kleingartensoftware. Diese muss jedoch an die erforderlichen Aufgaben angepasst werden und sollte zudem deutlich benutzerfreundlicher werden.

Deshalb haben sich aus dieser Strategieberatung folgende Aufgaben ergeben:

  • Die rechtlichen Rahmenbedingungen müssen von der AG Recht erarbeitet werden.
  • Unsere Kleingartensoftware (KGV Software) muss an die erforderlichen Aufgaben angepasst werden.
  • Über die rechtlichen Rahmenbedingungen wird eine Dokumentation seitens der AG Recht für die Verbände erstellt und sie wird Vorschläge zur Umsetzung unterbreiten.
  • Um unsere Kleingartensoft ware so benutzerfreundlich wie möglich zu gestalten, wird eine Benutzerkonferenz einberufen, damit die Modifikationen so nah wie möglich an die Praxis angepasst werden.
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