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Vorschau über alle Sollstellungen bei der Rechnungslegung

Jedes Jahr um diese Zeit häufen sich die Anrufe von Vorstandsmitgliedern mit Fragen, wie sie korrekte Rechnungen erstellen sollen. Manche Gartenfreunde erstellen dann sogar eine Proberechnung, die sie ihrem Vorsitzenden zeigen, der diese dann im Idealfall „abnickt“ und so bestätigt, dass alles richtig erfasst wurde. Damit kann ich aber nur die Rechnung eines Mitgliedes kontrollieren – aber ich weiß nicht, ob diese Rechnung repräsentativ für den gesamten Verein ist. Wenn eine Rechnung einmal erstellt ist und gedruckt wurde, dann lässt sie sich in der Regel nicht mehr ändern, sondern kann nur noch storniert werden.
Um das zu umgehen, gibt es eine sehr nützliche Funktion im KGV-Programm: Nachdem die Sollstellungen für das Folgejahr eingetragen wurden, die Sollstellungen allen Mitgliedern zugeordnet wurden (blauer Pfeil), danach die Sollstellungen für alle Mitglieder berechnet werden (gelber Pfeil), kann anschließend, indem man auf den roten Pfeil „Mitglieder-Rechnungen erstellen“ drückt, ganz unten „Vorschau Rechnungslegung als Kreuztabelle …“ ausgewählt werden.
Wir erhalten eine Übersicht über alle Mitglieder und alle berechneten Sollstellungen. Hier kann ich nachprüfen, ob alles korrekt berechnet wurde. Wenn nicht, kann ich das noch einmal für einzelne oder für alle Mitglieder vornehmen und dann noch einmal die Vorschau aufrufen. Erst wenn ich sicher bin, dass alles korrekt berechnet wurde, kann ich die Rechnungen als Rechnungsformular drucken. Auf diese Weise erspare ich mir viel Arbeit und möglicherweise sogar auch Papier.
Dr. Wilfried Ulbrich
AG „Neue Medien“