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Digit. Versendung der Jahresrechnungen

Diese Variante ist in der KGV-Software natürlich auch vorgesehen. Hier gibt es zwei Möglichkeiten: Zunächst sollte die Jahresrechnung für die einzelnen Mitglieder erstellt werden. Der Vorgang ist gleich wie beim Ausdruck in Papierform. Sollte hierbei noch jemand Probleme mit der Rechnungserstellung haben, sind Lösungen dafür auf der Homepage des LSK zu finden (lsk-kleingarten. de). Im Bereich Download, KGV, Dokumentation befinden sich wertvolle Hinweise, wie z.B. „Anleitung zur Erstellung von Rechnungen im KGV-Programm“, ebenso spezielle Hinweise zum Buchen unter „Richtiges Buchen mit dem KGV-Programm“.

Nachdem die Jahresrechnungen erstellt sind und auf Richtigkeit kontrolliert wurden, kann mit dem Erstellen der einzelnen Rechnungen als PDF-Dateien begonnen werden. Wahlweise besteht die Möglichkeit, die Rechnung einzeln zu erstellen oder alle mit einem Mal zu erzeugen.
Zunächst den vierten Button von links (Rechnungen) nutzen. Hier befinden sich die Rechnungen aller Mitglieder aus dem gesamten Zeitraum, über den die Buchhaltung mit dem KGV-Programm geführt wurde. Besteht die Absicht, eine einzelne Rechnung zu versenden, wird die Rechnung des betreffenden Mitgliedes ausgewählt, dabei ist das richtige Jahr zu beachten! Die Rechnung durch Anklicken kennzeichnen und dann auf den Button „Druckt einzelne Rechnung“ – nun kommt „Ausgabe Option“, hier sollte „Vorschau“ gekennzeichnet sein, dann „ok“. Die Rechnung wird als Vorschau angezeigt, so kann sie auf diese Art nochmals geprüft werden. Durch Betätigen des zweiten Buttons von rechts (Report speichern) wird das Unterverzeichnis angezeigt, in welchem die PDF-Datei abgespeichert wird. Dieses Verzeichnis kann entsprechend der eigenen Wünsche geändert werden. Diejenigen Anwender, die das nicht beachtet haben, suchen beim Versenden dann oftmals lange, bis sie die Rechnungsdatei wiederfinden. Zum Abschluss wird noch ein Dateiname abgefragt, bei Einzelrechnungen empfiehlt sich der Name des Pächters.

Für einen größeren Verein oder den versierten Anwender wäre es sehr zeitaufwändig, auf diese Art eine Vielzahl von Rechnungen zu erstellen. Deshalb gibt es eine Möglichkeit, alle Rechnungen mit einmal auszudrucken. An der Stelle, wo das Kennzeichnen der Rechnungen erfolgt, die gewünschten Rechnungsempfänger auswählen. Sollen alle oder eine größere Anzahl von hintereinander folgenden Mitgliedern aus gewählt werden, dann genügt es, das erste Mitglied zu kennzeichnen, die Umschalttaste drücken und halten, dann das letzte zu kennzeichnende Mitglied anzuklicken – nun sind alle benötigten Rechnungen der Mitglieder gekennzeichnet. Jetzt kann weiter so wie bei der Erzeugung der Einzelrechnung verfahren werden. Nun können die se PDF-Dateien (Rechnungen) als Anhang zu einer E-Mail versandt werden.

Kann das Angebot der E-Post hier genutzt werden kann, um die Dateien auf diesem Weg zu versenden? Da die E-Post im Adressfeld einen bestimmten Mindestabstand für ihren digitalen Poststempel benötigt, kann dieser Dienst derzeit noch nicht genutzt werden. Es ist aber vorgesehen, diese Einarbeitung im Jahr 2016 in die Software vorzunehmen, um den Vereinen künftig diese Möglichkeit der Rechnungszustellung an die Mitglieder zu eröffnen.

Lothar Fritzsch, Leiter AG „Neue Medien“